Até certo tempo atrás, pouco ouvia-se falar de processos e menos ainda sobre os benefícios que estes poderiam trazer para as empresas. Mas com uma série de acontecimentos no mundo empresarial ao longo dos últimos anos, estamos ouvindo cada vez mais a se falar em controles, segurança da informação, gestão, dentre vários outros temas que englobam a GRC das companhias.
A gestão de processos veio a partir do momento em que as empresas passaram a ter mais atenção para os Controles Internos, que por sua vez, começaram a ser trabalhadas com mais seriedade a partir de 2002 (isto mesmo, é bem recente), com a implantação da Lei Sarbanes-Oxley (SOx). E você deve se perguntar: Por que essa lei estranha surgiu? É brasileira?
Te respondo de trás para frente. A Lei Sarbanes-Oxley não é brasileira, trata-se de uma lei norte americana que tem como principal objetivo identificar, combater e prevenir fraudes que impactam no desempenho financeiro das organizações, ela surgiu devido a baixa confiabilidade dos Stakeholders nas informações lançadas ao mercado pelas companhias de Capital Aberto norte-americanas, o estopim para tudo isso foram os casos de escândalos financeiros que atingiram empresas como Xerox, Enron, Tyco, WorldCom, dentre outras.
E foi a partir daí que as empresas começaram a se atentar mais para os Controles Internos, Gestão de Processos, Risco Operacional e até recentemente começaram a pensar no Compliance.
Devido a globalização das empresas, o mundo todo começou a se nortear pelos padrões estabelecidos na SOx, cada país foi se adequando em seu tempo, surgiram normais, leis, manuais, ISO's, dentre outros, e todos com o objetivo de trazer mais confiança para as partes interessadas das empresas.
Mas enfim, falei muito de como surgiu, vamos ser práticos em falar como a Gestão de Processos otimiza seu negócio:
Com os Controles Internos bem desenhados, a companhia pode olhar melhor para seus processos e geri-los de uma forma mais eficiente, analisando todo o seu caminho e validando os controles empregados.
Este tipo de trabalho, além de ajudar e "encurtar" caminhos nos processos, mostra para o gestor possíveis falhas e riscos aos quais determinado processos corre e com um risco conhecido é muito mais fácil de se trabalhar. Em linhas gerais, uma empresa que possui a gestão equilibrada de seus processos está exposta a menos riscos e trabalhará mais consciente e segura, tanto para os cenários internos, quanto para cenários externos. Alguns dos benefícios que uma gestão eficiente podem trazer são:
- Controle dos Riscos
O gestor terá em suas mãos as maiores causas e probabilidades dos riscos, o risco é o inimigo de todo gestor, então para ilustrar melhor, segue trecho extraído do livro Sun Tzu: Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas. Se você se conhece mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota. Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas...
Este trecho ilustra muito bem o que é gerir seus processos (você) e os riscos (seu inimigo), creio que não precise ilustrar melhor.
- Controle da eficiência do processo
Para que serve este processo? Qual valor que ele agrega? Se você não sabe responder, está na hora de você repensar, ou no processo, ou em sua gestão. Se um processo não tem um "norte" e não agrega nada, por que ele ainda existe? Você pode estar jogando dinheiro fora e ainda não percebeu. Conhecer seu processo e seus entregáveis é altamente recomendável e se sua empresa quer ser competitiva, é necessário a busca por este conhecimento.
- Ganhos de qualidade
Um processo bem gerido traz mais qualidade, tanto para a empresa quanto para seus colaboradores, que agora saberão exatamente o que estão fazendo, qual seu papel na empresa e o que precisam para entregar, tudo documentado e devidamente estruturado, será nítido o ganho de qualidade para a empresa como um todo.
- Ganhos financeiros
O que é mais esperado por uma empresa? Sim, ganhos financeiros. Processos estruturados e geridos com primazia proporcionam ganhos maiores para a empresa, tanto com entradas, quanto por diminuição de saídas sem necessidades, e pode acreditar que a maioria dos ganhos está diretamente relacionada a este segundo ponto.
Poderíamos falar muito aqui sobre riscos, controles, gestão e afins, mas o artigo ficaria muito extenso e perderíamos o foco da ideia cerne, mas o conselho que deixamos aqui é para que você gestor, foque cada vez mais na gestão de processos de sua companhia, seja ela uma pequena, média ou uma grande empresa, o que vai te diferenciar no mercado é sua busca pela excelência, e apenas para uma ilustração rápida, as ações da B3 que mais possuem valorização no Brasil são às que estão no índice de Governança Corporativa.
Em breve traremos outros artigos com metodologias de mapeamento de riscos e como gerenciá-los.
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